Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

1. Administratorem danych osobowych jest podmiot wskazany w ramce „Administrator danych” na początku dokumentu, działający pod marką Nexo Genaris Media (dalej: Administrator lub „my”).
2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na adres e-mail wskazany w ramce. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych, ponieważ przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku.
3. Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku ze stroną nexo-genaris-media.pl (dalej: Strona), kontaktem z nami (formularz, e-mail, telefon, komunikatory, media społecznościowe), świadczeniem usług fotograficznych, filmowych i graficznych oraz promocją tych usług. Pojęcia pisane wielką literą (Klient, Usługi, Materiały, Realizacja) mają znaczenie nadane w Regulaminie świadczenia usług.
4. Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) oraz przepisami prawa polskiego.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

1. Dane, które nam przekazujesz: imię i nazwisko, pseudonim, nazwa zespołu lub firmy, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości i opis projektu, dane do faktury (w tym NIP i adres), informacje potrzebne do Realizacji (termin, miejsce, osoby biorące udział) oraz materiały, które nam dostarczasz (np. nagrania muzyczne, referencje, pliki).
2. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze Strony: adres IP, data i godzina wejścia, adres żądanego zasobu, dane o przeglądarce, systemie i urządzeniu (logi serwera) oraz – jeśli wyrazisz zgodę – dane z plików cookies i podobnych technologii (pkt 8).
3. Dane utrwalane podczas Realizacji: wizerunek (zdjęcia i nagrania wideo), a jeśli nagranie zawiera dźwięk – także głos osób biorących udział w sesji lub wydarzeniu, wraz z informacją o czasie i miejscu utrwalenia.
4. Dane od Klientów o osobach trzecich (członkowie zespołu, modele, goście, ekipa) w zakresie niezbędnym do Realizacji. Klient odpowiada za to, że ma prawo je nam przekazać (Regulamin świadczenia usług, § 8 ust. 2).
5. Dane z publicznie dostępnych źródeł – opisane w pkt 5.
6. Nie prosimy o dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO), takie jak dane o zdrowiu, poglądach czy wyznaniu. Prosimy, abyś nie przesyłał ich nam w formularzu ani w korespondencji.

3. Po co, na jakiej podstawie i jak długo

Dane przetwarzamy tylko w celach opisanych poniżej. Jeżeli okres przechowywania nie wynika z przepisów, po jego upływie dane usuwamy lub anonimizujemy.

4. Wizerunek: osoby na zdjęciach i nagraniach

1. Klienci i osoby wskazane przez Klientów. Wizerunek osób biorących udział w Realizacji (członków zespołu, modeli, ekipy) przetwarzamy, aby wykonać Umowę i przekazać Materiały Klientowi. Klient zapewnia, że osoby te wyraziły zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy.
2. Portfolio i promocja własna – zgoda. Jeżeli jesteś głównym elementem kadru (np. wykonawcą, modelem, bohaterem sesji), publikujemy Twój wizerunek w portfolio, na Stronie, w mediach społecznościowych i w ofercie wyłącznie za Twoją zgodą, w zakresie, który sam wskazujesz. Wzór zgody: Zgoda na wykorzystanie wizerunku. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
3. Wydarzenia publiczne – szczegół całości. Podczas koncertów, festiwali i innych wydarzeń publicznych możemy utrwalać publiczność i uczestników. Jeżeli jesteś jedynie szczegółem całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych nie wymaga Twojego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Dane przetwarzamy wtedy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Obowiązek informacyjny wobec uczestników wydarzeń. Dane osób utrwalonych na wydarzeniach otrzymujemy bezpośrednio w trakcie ich rejestracji, a nie od samych osób. Ponieważ indywidualne poinformowanie każdego uczestnika wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b RODO), obowiązek informacyjny realizujemy przez tę Politykę oraz – w miarę możliwości – informacje o rejestracji foto i wideo umieszczane przy wejściu na wydarzenie lub przekazywane przez organizatora.
5. Chcesz, żebyśmy nie publikowali materiału z Twoim udziałem? Powiedz o tym fotografowi podczas wydarzenia albo napisz na adres e-mail wskazany w ramce, podając wydarzenie, datę i – jeśli to możliwe – link do publikacji. Uwzględnimy sprzeciw i usuniemy materiał lub zasłonimy Twoją twarz, chyba że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności.
6. Osoby małoletnie. Wizerunek małoletnich wykorzystujemy w portfolio i promocji własnej wyłącznie za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego.

5. Kontakt handlowy: dane z publicznych źródeł

Współpracujemy z artystami, zespołami, wytwórniami, klubami i organizatorami wydarzeń. Aby móc zaproponować współpracę, korzystamy z informacji dostępnych publicznie. Poniżej znajdują się informacje wymagane przez art. 14 RODO.

1. Źródła danych: publicznie dostępne strony i profile artystów, zespołów oraz podmiotów, w tym serwisy muzyczne i streamingowe, Bandcamp, YouTube, publicznie dostępne bazy danych muzycznych, strony internetowe, wyszukiwarki i publiczne profile w mediach społecznościowych, a także zgłoszenia własne i polecenia osób trzecich.
2. Zakres danych: nazwa artystyczna, zespołu lub podmiotu, imię i nazwisko (jeśli są podane publicznie), publicznie udostępniony kontakt służbowy lub bookingowy, linki do profili, informacje o twórczości i publiczne dane o zasięgach (np. liczba obserwujących lub odtworzeń) oraz notatki o przebiegu kontaktu.
3. Cel i podstawa: przygotowanie i przedstawienie propozycji współpracy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes: rozwój działalności i pozyskiwanie klientów). Wiadomości o charakterze handlowym wysyłamy środkami komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej, w tym – gdy przepisy tego wymagają – wyłącznie za Twoją zgodą.
4. Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu; jeśli nie nawiążemy kontaktu lub nie odpowiesz – nie dłużej niż 12 miesięcy od pozyskania danych.
5. Odbiorcy: dostawcy narzędzi do porządkowania kontaktów i zapytań (np. bazy i arkusze online) oraz pozostali odbiorcy wskazani w pkt 6.
6. Sprzeciw: masz prawo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO). Wystarczy, że napiszesz na adres e-mail wskazany w ramce – niezwłocznie przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tym celu.
7. Informację z art. 14 RODO przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie z Tobą; jest ona dostępna również w tej Polityce.

6. Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do celów opisanych w pkt 3–5. Odbiorcami danych mogą być:

• osoby współpracujące z nami przy Realizacji (fotografowie, graficy, montażyści) – na podstawie umów powierzenia przetwarzania lub zobowiązań do zachowania poufności;
• dostawca hostingu Strony (webd.pl) oraz podmioty obsługujące jej działanie techniczne;
• dostawcy poczty elektronicznej, usług chmurowych i narzędzi do przekazywania plików;
• biuro rachunkowe, banki i operatorzy płatności;
• Klient – w zakresie Materiałów, na których się znajdujesz, oraz podmioty wskazane przez Klienta;
• platformy, na których publikujemy Materiały, w tym serwisy społecznościowe i wideo (m.in. Meta, Google/YouTube) – a przez samą publikację także osoby, które oglądają nasze profile i Stronę;
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (m.in. Google, Meta) – tylko jeśli wyrazisz zgodę na odpowiednie pliki cookies;
• doradcy prawni oraz organy publiczne – gdy wymagają tego przepisy prawa lub jest to niezbędne do dochodzenia albo obrony roszczeń.

Podmioty przetwarzające dane na nasze polecenie działają na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO. Nie sprzedajemy danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy, z których usług korzystamy lub możemy korzystać (m.in. Google, Meta, dostawcy usług chmurowych), przetwarzają dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
2. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w przypadku USA – Ramy Ochrony Danych UE–USA, EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
3. Możesz poprosić o informację o zastosowanych zabezpieczeniach i o kopię standardowych klauzul umownych, pisząc na adres e-mail wskazany w ramce.

8. Pliki cookies i podobne technologie

1. Pliki cookies to niewielkie pliki zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze Strony. Podobnie działają inne technologie, np. localStorage czy piksele śledzące. W dalszej części piszemy o nich łącznie „cookies”.
2. Zgodnie z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej przechowywanie informacji na Twoim urządzeniu lub uzyskiwanie dostępu do informacji już na nim zapisanych wymaga uprzedniego poinformowania Cię o celu oraz – z wyjątkiem cookies niezbędnych do świadczenia usługi, której wyraźnie żądasz – Twojej zgody.
3. Na Stronie stosujemy lub możemy stosować:

4. Cookies inne niż niezbędne ustawiamy dopiero po uzyskaniu Twojej zgody. Zgodę wyrazisz, odmówisz lub zmienisz w panelu ustawień prywatności dostępnym na Stronie (np. przez ikonę lub link w stopce). Zapamiętujemy Twój wybór na 12 miesięcy, po czym zapytamy ponownie. Szczegółową listę cookies znajdziesz w tym panelu.
5. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, tak samo łatwo, jak ją wyraziłeś. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem. Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.
6. Odmowa zgody na cookies nie ogranicza możliwości korzystania ze Strony ani kontaktu z nami.
7. Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych mogą przetwarzać dane także we własnych celach, jako odrębni administratorzy, zgodnie ze swoimi politykami prywatności.

9. Media społecznościowe i komunikatory

1. Prowadzimy profile w mediach społecznościowych, m.in. Instagram, Facebook i YouTube. Gdy piszesz do nas lub reagujesz na nasze treści, przetwarzamy dane widoczne w Twoim profilu oraz treść wiadomości, aby Ci odpowiedzieć i prowadzić komunikację (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Dostawca danej platformy jest odrębnym administratorem Twoich danych w zakresie, w jakim przetwarza je w ramach swojego serwisu, i robi to na zasadach określonych w swojej polityce prywatności. W zakresie statystyk profilu możemy być współadministratorami danych razem z dostawcą platformy.
3. Przycisk kontaktu przez komunikator (np. WhatsApp lub Messenger) przenosi Cię do aplikacji dostawcy dopiero po kliknięciu. Od tej chwili dane przetwarza także dostawca komunikatora, na zasadach z jego polityki prywatności.
4. Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów. Nie odpowiadamy za ich politykę prywatności.

10. Twoje prawa

1. W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa do:
   1. dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
   2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
   3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
   4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. przenoszenia danych – gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
   6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a w przypadku marketingu bezpośredniego – zawsze i bez podawania przyczyn (art. 21 RODO);
   7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
2. Aby skorzystać z praw, napisz na adres e-mail wskazany w ramce. Jeśli będziemy mieć uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, poprosimy o dodatkowe informacje. W sprawie usunięcia lub zasłonięcia wizerunku podaj wydarzenie, datę i – jeśli to możliwe – link do publikacji.
3. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie skomplikowanego żądania lub dużej liczby żądań możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.
4. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

11. Dobrowolność, profilowanie i bezpieczeństwo

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować Wycenę, zawrzeć i wykonać Umowę oraz wystawić fakturę (w tym ostatnim przypadku wynika to z obowiązku prawnego). Bez tych danych nie możemy zrealizować Usługi. Zgody (na wizerunek, na cookies) są całkowicie dobrowolne; odmowa nie wpływa na dostęp do Strony ani, co do zasady, na możliwość skorzystania z Usług (z zastrzeżeniem sesji testowych opisanych w dokumencie „Zgoda na wykorzystanie wizerunku”).
2. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia analityczne i marketingowe, jeśli wyrazisz na nie zgodę, mogą tworzyć profile odwiedzających w celach statystycznych i reklamowych.
3. Strona działa z szyfrowaniem połączenia (HTTPS). Dostęp do danych mają tylko osoby, które potrzebują go do wykonania swoich zadań, a osoby współpracujące są zobowiązane do zachowania poufności.
4. Strona nie jest kierowana do osób poniżej 16. roku życia. Dane małoletnich uczestniczących w sesjach lub wydarzeniach przetwarzamy na zasadach opisanych w pkt 4 ust. 6.

12. Zmiany Polityki

1. Polityka może być zmieniana, w szczególności gdy zmienią się przepisy, sposób działania Strony albo narzędzia, z których korzystamy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na Stronie, wraz z datą, od której obowiązuje.
2. O istotnych zmianach dotyczących Klientów, z którymi łączy nas trwająca Umowa lub stała opieka medialna (abonament), informujemy dodatkowo e-mailem. Poprzednie wersje Polityki udostępniamy na żądanie.